Een efficiënt werkorder proces zorgt voor overzicht, structuur en een snelle afhandeling van werkzaamheden. Vanuit onze ervaring hebben we een best practice opgesteld voor het werkorder proces in Ultimo. Dit proces kan in de meeste organisaties met weinig aanpassingen worden toegepast.

1. Registratie

Het proces begint met een aanvraag. Dit kan een nieuwe melding, storing of periodieke onderhoud zijn. De melder vult de job aan met de aard van het probleem, installatie, locatie, jobsoort en foto’s of documentatie. In het geval van een storing met stilstand moet deze de status hoog krijgen en direct worden opgepakt.

Periodieke onderhoudsjobs worden automatisch of handmatig gegenereerd in de status Goedgekeurd, omdat deze vooraf worden gedefinieerd en goedkeuring niet benodigd is.

Bij een onduidelijke of incomplete melding is het mogelijk om contact op te nemen met de melder voor toelichting. De job krijgt dan de status Reactie gevraagd. Bij een reactie krijgt de job de status Reactie ontvangen.

2. Beoordeling

De verantwoordelijke afdeling beoordeelt of de Open melding voldoende informatie bevat en binnen de scope van de organisatie valt. Op basis hiervan krijgt de melding één van de twee statussen:

Goedgekeurd
De melding wordt geaccepteerd als:

  • De melding legitiem is
  • Alle benodigde informatie aanwezig is
  • De werkzaamheden binnen de beschikbare capaciteit of verantwoordelijkheden vallen

Afgewezen
De melding wordt niet verder in behandeling genomen. Redenen kunnen zijn:

  • De melding valt buiten de verantwoordelijkheid van de afdeling
  • Er ontbreekt essentiële informatie
  • De melding is al meerdere keren gemeld
  • De melder heeft een foutieve melding ingediend

Bij afwijzing is het goed om de melder van een terugkoppeling te voorzien om soortgelijke meldingen in de toekomst te voorkomen.

3. Planning

Een goedgekeurde job wordt ingepland op basis van beschikbaarheid, vaardigheden en urgentie. De volgende informatie kan worden ingevuld:

  • Prioriteit
  • Geplande start- en/of gereeddatum
  • Vakgroep
  • Medewerker
  • Materiaal
  • Werkinstructie
  • Documentatie

Als een job niet direct kan worden uitgevoerd krijgt deze de status Uitgesteld. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer:

  • Onderdelen besteld moeten worden
  • Er onvoldoende capaciteit is
  • De werkzaamheden afhankelijk zijn van andere taken of externen
  • De uitvoering pas op een late moment mag plaatsvinden

4. Afhandeling

De uitvoerende medewerker pakt de job op en deze krijgt de status In uitvoering. Tijdens de uitvoering kan de medewerker:

  • Uitgevoerde werkzaamheden registeren
  • Uren registreren
  • Materiaal registreren
  • Foto’s uploaden
  • Eventuele vervolgacties noteren

Als de job technisch afgehandeld is krijgt deze de status Gereed. Dit houdt in dat de job klaar is, maar er kunnen bijvoorbeeld nog facturen worden gekoppeld of uren worden geboekt.

Als de medewerker niet kan starten met de job kan deze terug naar status Goedgekeurd. Als de medewerker niet verder kan met de job of deze moet uitstellen, dan kan deze de status Uitgesteld krijgen.

5. Controle

Na afhandeling wordt de job gecontroleerd. Er wordt gekeken naar:

  • Is het werk volledig uitgevoerd?
  • Zijn alle gegevens compleet?
  • Zijn vervolgacties nodig?
  • Zijn alle uren geboekt?
  • Zijn alle kosten geboekt?
  • Zijn de facturen gekoppeld?

Indien alles klopt, wordt de job Gesloten. Let op: in deze status wordt de job gearchiveerd en is niet meer terug te halen.

Scroll naar boven